El Sónar, el FIB o Arenal Sound son citas ineludibles, cada año, para los apasionados por la música electrónica. Los festivales se han convertido en los eventos favoritos por el público para reunirse en un punto del país y pasar unos días disfrutando del frenesí musical con los mejores artistas del momento.

Esto se ha convertido en una oportunidad para agrupaciones, ayuntamientos y otro tipo de empresas que se preguntan cómo organizar un festival de calidad. Y aunque no es fácil, con nuestra ayuda estarás a la altura de lo que espera el público y podrás convertir tu evento en una de las grandes citas de los festivales españoles.

Ponemos toda la experiencia de SLM Events a tu servicio para resolver todas las dudas que tienes sobre la organización del evento: cuánto cuesta organizar un festival, cómo ponerse manos a la obra, qué errores evitar o qué incluir sí o sí para atraer público y agotar todas las entradas.

Diseño del evento

Lo primero que te vamos a recomendar de cara a organizar un festival de música es que te pares a pensar. ¿Cuál es el objetivo? ¿Qué tipo de música va a protagonizar el evento? ¿Con qué infraestructura se cuenta? ¿Y el presupuesto?

Todas estas preguntas ayudarán a diseñar el evento al milímetro y de manera realista. A grandes rasgos, hay que tener en cuenta cuatro puntos clave para comenzar a trabajar.

Naturaleza del festival

En una fase inicial hay que pensar por qué se organiza el festival. En general, recomendamos buscar un hueco que llenar. Puede ser que no haya algo parecido en la zona geográfica o en esa fecha del año, que se vaya a apostar por artistas emergentes o por la música de una época concreta.

Esta primera cuestión es absolutamente necesaria para dar los siguientes pasos, que van a estar muy relacionados con esta ‘razón de ser’ del proyecto.

Te mostramos los carteles con los lineups de algunos de nuestros festivales que hemos organizado para hacerte una idea:

Cuestiones logísticas

Una vez que se sabe qué se quiere hacer, hay que pensar en otros asuntos relevantes para organizar el festival. El tipo, las fechas, el lugar de celebración y, sobre todo, el público objetivo. En general, todas estas decisiones deberán concretarse más adelante y estarán relacionadas con la solicitud de permiso, el alquiler de espacios, etc.

Por eso, es interesante desarrollar una memoria escrita que servirá como ‘base’ a la que recurrir cuando existan dudas sobre el rumbo del evento o sobre alguna decisión concreta.

Cuanto más preciso y detallado sea el diseño logístico del festival, más fácil será identificar posibles soluciones y oportunidades que permitirán optimizar la actividad y hacer que el desarrollo de la misma sea todo un éxito.

Presupuesto

Una parte muy relevante de la organización de un festival es el presupuesto. Este tipo de eventos implica muchos pagos por lo que hay que hacer una reflexión realista sobre cuánto cuesta organizar un festival.

No hay una respuesta única para esta cuestión. Según nuestra experiencia dependerá de variables como los días de celebración, los artistas invitados, la necesidad de montaje de escenarios, etc.

La elaboración del presupuesto implica preguntar a las empresas proveedoras, valorar los cachés de los artistas con sus representantes, etc. Con todo esto, hay que sumar el coste total de la actividad y sumarle un margen de seguridad que permitirá hacer frente a cualquier gasto inesperado. La recomendación es que este fondo extra sea un 15% del total del coste del evento.

También muy importante los costes de contratar los DJ. Si quieres hacerte una idea aproximada de Cuánto cobra un DJ no te hemos preparado otro artículo en nuestro blog.

Financiación

Una vez que se sabe lo que cuesta el festival hay que pensar en cómo pagarlo. La financiación puede ser de cuatro tipos:

• Personal: la empresa o personas organizadoras asumen los pagos, que luego recuperarán con los beneficios de la venta de entradas.
• Pública: existen ayuntamientos y comunidades autónomas que dedican parte de sus presupuestos públicos a financiar este tipo de eventos.
• Privada: los organizadores consiguen patrocinios de empresas privadas y mecenas que pagan parte o el total del coste.
• Mixta: esta fórmula es la más habitual y mezcla distintas fórmulas de financiación de entre las anteriores.

Por supuesto, existen otros extras que se han de tener en cuenta para conseguir el dinero. Por ejemplo, ciertos proveedores externos pueden vender sus productos en el festival a cambio de unos derechos de explotación o se puede lograr que algunas marcas aporten sus productos o servicios a cambio de ser destacados como patrocinadores del festival.

La programación

Con todo el aparato logístico preparado, hay que formalizar la programación, confirmar a los artistas e ir generando una agenda que será lo que posteriormente atraiga al público.

En esta fase se debe buscar un buen nombre para el festival de música electrónica y una estética visual, que serán utilizados para la cartelería y las redes sociales.

La venta

El paso definitivo es el de vender entradas para que el festival sea económicamente rentable y no tenga una única edición. Al fin y al cabo, hacer una fiesta de la música es el verdadero objetivo que mueve a organizar estos eventos y, por tanto, se trata de la fase más crucial.

En esta fase es importante moverse a través de la prensa tradicional, enviando notas de prensa, solicitando entrevistas, etc. También se hace cada vez más necesario un trabajo activo en redes sociales y a través de la página web. Por último, es conveniente dedicar parte del presupuesto a hacer publicidad en espacios como vallas exteriores o mupis callejeros.

Con estos pasos previos sobre cómo organizar un festival de música el éxito está más que asegurado. Rodéate de profesionales como nuestro equipo y comprueba cómo tu sueño de crear una cita artística única se convierte en realidad.